1. Cine suntem
Operatorul datelor este ARKADIA INOVATION SRL, CUI 47935937, nr. de înregistrare în Registrul Comerțului J2023006461402, cu sediul social în Str. Munții Gurghiului nr. 38, Sector 6, București, care administrează brandul Arkadia Apartments.
ARKADIA INOVATION SRL · e-mail contact@arkadia.apartments · telefon/WhatsApp +40 750 406 106.
2. Ce date prelucrăm și de unde provin
2.1 Căutarea disponibilității
Când verifici disponibilitatea, trimiți perioada, numărul de oaspeți și, opțional, zona și scopul sejurului. Pentru căutare nu îți cerem nume, telefon sau e-mail.
2.2 Solicitarea de rezervare prin WhatsApp
Când apeși „Solicită rezervarea pe WhatsApp”, site-ul înregistrează o solicitare cu: proprietatea, perioada, numărul de oaspeți, scopul sejurului (dacă l-ai ales), limba paginii, pagina de pe care ai trimis solicitarea, pagina prin care ai intrat pe site, adresa site-ului de proveniență, parametrii de campanie (UTM), dacă există, și un identificator tehnic al cererii, păstrat doar sub formă de amprentă criptografică (hash) și folosit pentru a evita dublurile. Apoi se deschide WhatsApp cu un mesaj precompletat; tu decizi dacă îl trimiți. Site-ul nu îți cere nume, telefon sau e-mail.
2.3 Conversația pe WhatsApp și rezervarea
Dacă ne scrii, primim numele de profil WhatsApp, numărul de telefon și mesajele tale. Pentru a gestiona solicitarea și rezervarea putem înregistra în sistemul nostru intern: numele, telefonul, e-mailul, orașul și țara, limba preferată, preferințele de sejur pe care ni le comunici, proprietatea și perioada rezervate, sumele și documentele financiare aferente. Acordul pentru mesaje de marketing prin e-mail sau WhatsApp este înregistrat separat și numai dacă ți-l exprimi.
2.4 Date tehnice și de securitate
Pentru a limita abuzurile (de exemplu, trimiterea automată a unui număr mare de cereri), adresa IP este folosită pentru limitarea numărului de cereri și este păstrată doar sub formă de amprentă criptografică (hash), timp de aproximativ 24 de ore. Serverul web păstrează jurnale tehnice standard (adresă IP, data și ora, pagina accesată, browserul) timp de 14 zile, după care sunt rotite și șterse.
2.5 Preferințele privind cookie-urile
Alegerea ta este salvată în browser, în localStorage, sub cheia arkadia_consent_v1 (categoriile acceptate și data alegerii). Această informație nu ne este transmisă.
2.6 Analytics și marketing, numai cu acordul tău
Dacă accepți categoria Analytics, putem folosi Google Analytics 4, prin eticheta Google (gtag.js), iar site-ul reține pe durata sesiunii de navigare (sessionStorage) pagina de intrare, site-ul de proveniență și parametrii UTM, pentru a atribui corect solicitarea de rezervare. Dacă accepți categoria Marketing, putem folosi Meta Pixel. Aceste instrumente nu sunt încărcate niciodată înainte de acordul tău și sunt încărcate numai dacă sunt configurate pentru site. Detalii în politica de cookies.
2.7 Fotografiile proprietăților
Fotografiile proprietăților sunt servite de pe serverele noastre. Încărcarea lor nu trimite nimic către un terț. Harta Google de pe pagina cu apartamentele și de pe paginile apartamentelor se încarcă numai când o ceri; abia atunci browserul tău se conectează la serverele Google, care primesc adresa ta IP și datele tehnice ale cererii (detalii în politica de cookies).
2.8 Rezervări făcute prin platforme
Dacă rezervi printr-o platformă pe care sunt listate proprietățile (de exemplu Airbnb, Booking.com, Travelminit), primim de la platformă datele rezervării. Pentru prelucrările făcute de platformă se aplică politica ei de confidențialitate.
2.9 Cererea de recenzie de după sejur
Dacă ai rezervat direct la noi (pe site, pe WhatsApp sau la telefon), după check-out îți putem trimite un mesaj cu linkul către formularul de recenzie Google al apartamentului și cel mult o reamintire, la câteva zile după, dacă recenzia ta nu a apărut încă pe Google. Îl trimitem pe WhatsApp sau pe e-mail, la contactul folosit pentru rezervare, numai persoanei care a făcut rezervarea; oaspeților care au rezervat printr-o platformă nu le trimitem. Folosim pentru asta prenumele, contactul, apartamentul și data plecării. Te anunțăm despre mesaj în confirmarea rezervării și îl poți refuza oricând, gratuit, răspunzând „stop”; fiecare mesaj îți amintește cum. După un refuz nu mai primești astfel de mesaje: păstrăm doar mențiunea refuzului, ca să nu-ți mai scriem. Recenzia e opțională și nu oferim nimic în schimbul ei. Dacă o scrii, o publici tu pe Google, cu contul tău Google, iar pentru ea se aplică politica de confidențialitate Google.
3. Scopuri și temeiuri legale
| Scop | Date | Temei legal (GDPR) |
|---|---|---|
| Răspunsul la solicitarea de rezervare și pregătirea rezervării | datele solicitării, datele de contact | art. 6 alin. (1) lit. b) – demersuri făcute la cererea ta înainte de încheierea contractului / executarea contractului |
| Administrarea rezervării și a sejurului | datele de contact, datele rezervării | art. 6 alin. (1) lit. b) |
| Evidența contabilă și fiscală | date de facturare, sume, documente | art. 6 alin. (1) lit. c) – obligație legală |
| Securitatea site-ului și prevenirea abuzurilor | IP sub formă de hash, jurnale tehnice | art. 6 alin. (1) lit. f) – interes legitim |
| Statistici interne privind proveniența solicitărilor | pagina de intrare, site-ul de proveniență, parametri UTM | art. 6 alin. (1) lit. f) – interes legitim; când sunt reținute în browser pe durata sesiunii: consimțământ, art. 6 alin. (1) lit. a) |
| Măsurarea audienței și a campaniilor | cookie-uri și identificatori Google / Meta | art. 6 alin. (1) lit. a) – consimțământ, pe care îl poți retrage oricând |
| Cererea unei recenzii după sejur, la rezervările directe | prenumele, telefonul sau e-mailul folosit la rezervare, apartamentul, data plecării | art. 6 alin. (1) lit. f) – interes legitim: să aflăm părerea oaspeților și să-i ajutăm pe viitorii oaspeți să aleagă; te poți opune oricând, răspunzând „stop” |
| Mesaje de marketing | telefon, e-mail | art. 6 alin. (1) lit. a) – consimțământ |
4. Cui transmitem datele
Nu vindem datele tale și nu le transmitem pentru marketingul altor companii. Au acces la ele doar:
- Furnizorii noștri de infrastructură, care prelucrează datele în numele nostru: găzduirea site-ului și a bazei de date (Contabo, Germania), protecția site-ului (Cloudflare) și stocarea copiilor de siguranță (Google Ireland).
- WhatsApp (Meta), când alegi să ne scrii; pentru folosirea aplicației se aplică politica de confidențialitate WhatsApp.
- Google și Meta, pentru analytics și marketing, numai dacă ai acceptat categoriile respective (detalii în politica de cookies).
- Contabili, consultanți și autorități publice, atunci când legea o cere.
Transferuri în afara SEE. Site-ul și baza de date sunt găzduite în SEE. Cloudflare, Google și Meta pot prelucra date și în Statele Unite, în baza Cadrului UE–SUA privind confidențialitatea datelor și, după caz, a clauzelor contractuale standard. Lista completă a furnizorilor și detalii despre garanții: contact@arkadia.apartments.
5. Cât timp păstrăm datele
- Solicitările de rezervare care nu se finalizează: 24 de luni de la ultimul contact, ca să putem relua conversația și ca să înțelegem cererea pe zone și perioade.
- Rezervările confirmate și documentele contabile aferente: termenele prevăzute de legislația financiar-contabilă și fiscală.
- Mențiunea că ai refuzat mesajul de recenzie: cât păstrăm datele rezervării, ca să nu-ți mai scriem.
- Copiile de siguranță: 90 de zile.
- Jurnalele tehnice ale serverului: 14 zile.
- Hash-ul adresei IP folosit pentru limitarea cererilor: aproximativ 24 de ore.
- Preferința privind cookie-urile: în browserul tău, până când o modifici sau ștergi datele site-ului.
- Atribuirea pe durata sesiunii (sessionStorage): până la închiderea filei.
6. Drepturile tale
Ai dreptul de acces, rectificare și ștergere a datelor, dreptul la restricționarea prelucrării, la portabilitatea datelor și dreptul de opoziție (inclusiv față de prelucrările bazate pe interes legitim). Îți poți retrage oricând consimțământul, fără a afecta prelucrările făcute înainte de retragere. Pentru exercitarea drepturilor scrie-ne la contact@arkadia.apartments. Poți depune și o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, www.dataprotection.ro).
7. Securitate
Site-ul folosește HTTPS. Accesul la sistemul intern de rezervări este limitat la personalul autorizat, în funcție de rol, iar acțiunile sunt jurnalizate. Documentele încărcate în sistemul intern sunt verificate antivirus și stocate în afara zonei publice a serverului.
8. Modificări
Orice actualizare a acestei politici va fi publicată pe această pagină, împreună cu data revizuirii.